Повышаем эффективность без особых усилий

Благодаря цифровым современным технологиям мы получаем и обрабатываем все больше и больше информации. Это приводит к огромному потоку данных, но не всегда означает повышение эффективности. Поэтому сейчас очень важно автоматизировать и оптимизировать свои рабочие процессы. Это позволит управлять временем без стресса и быть более продуктивными при меньших временных и энергетических затратах.

Не попадайте в ловушку прокрастинации

Почти у каждого из нас есть внутреннее слабое «я», которое снова и снова соблазняет нас откладывать неприятные дела. Любой, кто поддается этому соблазну, то есть постоянно откладывает дела на потом, гарантированно окажется неэффективным. Многие поступают так, потому что не знают, с чего начать. Поэтому вместо того, чтобы составить пошаговый план действий, они тратят свое время на приготовление кофе, полив цветов или подготовку встреч, которые должны состояться только в следующем месяце.

Гораздо полезнее будет после выполнения какой-либо задачи определить следующий шаг, а затем сосредоточиться на его выполнении. Если вы склонны откладывать дела на потом, попробуйте заглянуть внутрь себя и выяснить, почему вы это делаете. Может быть, из-за удобства? Или из страха? Представьте, что откладывая, вы можете завершить проект  в последнюю минуту или, возможно, вообще не с ним не справиться! Возможно, это станет для вас мотивацией сразу же приступить к работе и настоящим стимулом для продуктивности и повышения эффективности!

Делайте паузы

Эта проблема известна многим: стол завален, одна встреча следует за другой, а времени до сдачи презентации практически не осталось. Часто бывает, что в таких ситуациях паузами просто пренебрегают. Плохая идея! Потому что, если вы хотите быть эффективными, вам обязательно нужно делать паузы, выделять время на отдых. В противном случае существует риск переутомления, которое сделает невозможными эффективные методы работы.

После короткой прогулки, любимого чая, беседы с коллегами или здорового легкого перекуса ваша собственная энергия и уровень концентрации снова резко возрастут. Даже короткий 15-минутный перерыв увеличит работоспособность, продуктивность и креативность в долгосрочной перспективе. Это факт, установленный учеными в различных исследованиях. Исследования также показали, что наш мозг наиболее эффективно работает с 90-минутными интервалами. После этих интервалов рекомендуется делать короткие перерывы — как в школе или в университете, где расписание обычно включает 90-минутные учебные блоки с последующими короткими перерывами, чтобы позволить мозгу отдохнуть и восстановиться.

Говорите «нет»

Вы хотите посвятить себя важному делу, но вас всегда беспокоят. Коллеги постоянно задают «короткие» вопросы. Или телефон продолжает звонить, а электронные письма появляются каждые несколько минут. Концентрация теряется. Чтобы этого не происходило, можно создавать соответствующие временные рамки для выполнения особо важных задач, например, с помощью программы InspectSystem. В такое время вы не можете позволять себе отвлекаться на коллег, звонки или электронную почту.

Дружеское «Нет, к сожалению, у меня сейчас нет на это времени, я вернусь к вам позже» никого не обидит. Включите автоответчик и выйдите из программы электронной почты. В результате вы станете недоступными, но зато отметите значительное повышение эффективности.

Следите за работой команды

Для продуктивной работы в команде требуется четкая линия и конкретное распределение задач. В противном случае может быстро случиться так, что задачи будут выполняться дважды или не выполняются вовсе, потому что каждый будет полагаться на коллегу. Тогда не может быть и речи об эффективной работе. Внутренние договоренности, которые определяют соответствующие обязанности и цели, хорошо подготовленные встречи стимулируют повышение эффективности команды. Нет более простого способа сэкономить время, деньги и энергию!

Адаптируйте работу к своему биоритму

Утром уровень энергии обычно выше, чем днем ​​или ближе к вечеру. По этой причине рекомендуется самые важные задачи выполнять утром, а менее важные или более сложные задачи переносить на полдень, когда ваша «батарейка» сравнительно разряжена.

Однако, если вы относитесь к тем людям, которые не очень хорошо работают утром, но очень продуктивны и эффективны днем, предложенная процедура к вам, конечно, не относится. Вы должны посвятить себя приоритетным делам днем и сосредоточенно работать над ними.

Итак, сначала определите свой биологический тип, и адаптируйте свои задачи к вашей способности концентрироваться.

Целенаправленно планируйте встречи

Многие встречи длятся слишком долго, соответственно, время тратится впустую! Более эффективным будет делать их короче и приглашать только тех людей, которых действительно волнует тема, стоящая на повестке дня. Потому что встречи с небольшим количеством участников не только продуктивнее, но и эффективнее.

Продуктивным встречам характерны хорошая подготовка и структурированность. Также имеет смысл назначать модератора, который ведет встречу.

Соблюдайте порядок

Если на рабочем месте царит хаос, это иногда может стоить драгоценного рабочего времени, которое тратится на поиск документов и других вещей. Если для вас важна эффективность рабочего процесса, вам следует регулярно приводить в порядок свой стол и избавляться от вещей, которые больше не нужны.

Кстати, безбумажный офис помогает навести порядок — обязательно попробуйте!

Leave a Reply

Вход в личный кабинет

Авторизуйтесь для просмотра статистики работы

©InspectSystem 2021

 

Создание аккаунта

Для установки программы и начала сбора статистики

©InspectSystem 2021