4 веских причины, почему нужно вести учет рабочего времени

Учет рабочего времени — что это вообще значит? Прежде чем рассмотреть причины, по которым вам следует вести такой учет, давайте сначала проясним значение самого термина.

В толковых словарях термин «Учет рабочего времени» определяется следующим образом: «Запись определенных периодов времени, прежде всего рабочих часов». Значение этого термина, вероятно, понятно каждому: вы записываете ваше рабочее время. Но что именно означает «запись определенных периодов времени»? В компаниях время, затрачиваемое на определенные проекты, задачи или клиентов, часто должно регистрироваться параллельно с рабочими часами, которые уже учитываются исключительно согласно законодательству. Под «определенными периодами времени» можно предположительно также описать деятельность, которая осуществляется внутри компании или в частном порядке. Вот, собственно, и все, что касается определения термина. Но почему мы вообще учитываем рабочее время? По каким причинам?

1. Без учета рабочего времени вы просто «раздариваете» рабочие часы.

Кто не сталкивался с такой ситуацией: вы работаете над задачей и вдруг звонит телефон. У клиента есть предложение по улучшению недавно отправленного проекта. Поскольку заказчик делал записи в ходе вашего разговора, телефонный звонок длился более получаса.

После разговора вам нужно правильно записать все оговоренные пункты. На это уйдут еще 10-15 минут, прежде чем вы вернетесь к прерванной задаче. В течение дня может быть еще 2-3 отвлечения на разговоры с клиентом. Вечером, перед уходом домой, возникает вопрос: а что же я на самом деле сделал сегодня? Часто ответ может быть: хм, я не знаю, даже и не вспомню, было так много работы.

Вот так и получается, что все эти разговоры не регистрируются и потом вы уже не помните, сколько вам должен заказчик за вашу работу.

2. Прозрачные результаты по отношению к сотрудникам и клиентам.

В компании обычно очень разные сферы ответственности. Слесарь на выезде, вероятно, задается вопросом, чем же целый день в офисе занимается технический специалист. А офисный работник не может представить себе, над чем же весь день работает выездной слесарь. Если время, которое фактически затрачено на задачи, клиентов и т. д., учитывается

параллельно с официальным рабочим временем, это делает производительность более прозрачной. Вы не «просто» работали 9 часов. За эти 9 часов вы подготовили предложения для 3 клиентов, 5 раз поговорили с заказчиками (включая 2 новых и 3 существующих), составили новый план бюджета для отдела маркетинга и за 2 часа подготовили бухгалтерию за июнь.

Прозрачный учет результатов деятельности необходим не только внутри компании. Рабочее время и время, потраченное на конкретный проект, также должны быть прозрачными для клиента.

Пример: заказчик Петров&Co поручил вашей компании новый проект. Здание его компании находится на ремонте, и реконструкция крыши должна занять 1 месяц. На реконструкции крыши работают 3 сотрудника и списывают на эту задачу свое время. Через 2 недели заказчик Петров&Co хотел бы получить обзор уже учтенного времени и всех задач, которые выполняются для него в настоящее время. Если отработанное время всегда записывается сразу, у вас всегда будет текущий статус проекта. Вы сможете держать клиента в курсе с помощью промежуточного отчета.

3. Сколько времени у вас действительно имеется на выполнение определенных задач?

Как часто вы думаете: эту работу я тоже сделаю, найду пару минут, это вообще не проблема. Но в конце концов, эту «маленькую» задачу вы недооценили и работали над ней намного дольше, чем планировали. С помощью учета рабочего времени можно до некоторой степени контролировать время, потраченное на выполнение одновременно нескольких задач. Если

время, необходимое для выполнения задач, записывается непосредственно во время процесса работы над ними, у вас всегда есть обзор фактически потраченных усилий. Таким образом, вы учитесь лучше оценивать отработанное время.

Правильное распределение времени также является важной частью качества жизни и работы. Те, у кого никогда ни на что не хватает времени — будь то личное или рабочее — находятся в постоянном стрессе. Если сейчас уже 19:00, а презентация проекта все еще не готова, и творческих идей совсем нет, тогда, вероятно, эффективнее будет отправиться домой к семье и провести время с родными. В этот день вы уже сделали все, что могли.

4. Оптимизируйте рабочие процессы.

Если сотрудник часто прерывается во время работы, в конце дня может выясниться, что продуктивным он был всего несколько часов. Предположим, вы даете задание закупщику. Ему нужно как минимум 15 минут, чтобы вникнуть и подумать над новой задачей. А если на ее выполнение он может выделить только 20 минут, но его постоянно прерывают звонки клиентов, то у него остаются лишь 5 минут, за которые он действительно может продуктивно поработать над задачей. С помощью профессионального учета рабочего времени вы можете точно определить такие перерывы и, таким образом, оптимизировать рабочие процессы для отдельных сотрудников.

И последний совет.

Профессиональный учет рабочего времени также является важным критерием качества для компании. От этого выигрывают как компания, так и заказчик. Заказчик — потому что он точно знает, за что платит. Компания — потому что получает оплату за услугу. Следовательно, использование программы учета рабочего времени также должно быть доведено до сведения клиентов как критерий качества.

Leave a Reply

Вход в личный кабинет

Авторизуйтесь для просмотра статистики работы

©InspectSystem 2021

 

Создание аккаунта

Для установки программы и начала сбора статистики

©InspectSystem 2021