Учет времени за компьютером важен, если вы хотите контролировать ваших сотрудников. Управляя их работой, вы наверняка задаётесь вопросом: сколько времени они работают или бездействуют, можно ли их загрузить или текущей работы достаточно? Ответы вам даст программа для учёта рабочего времени. Если вы работаете на себя и ваш рабочий инструмент – это компьютер, вероятно, вы замечаете свою неэффективность и возможно используете методы учёта времени.
Статистика использования времени за компьютером показывает, что из восьми рабочих часов только 55% (это 4 часа 24 минуты) тратятся на работу, 25% — на личные дела, 20% — на отдых.
Делать перерывы в работе абсолютно нормально. Мы не роботы, хотя даже им требуется отдых. Работая за компьютером, отдыхом можно считать незапланированное действие, не связанное с текущей задачей.
Поясним на примерах. Сотрудник компании говорит, что ему необходима информация для прогноза цен и он выполняет анализ путем поиска статей в интернете. Если он попутно читает другие новости, не связанные с задачей – это незапланированный отдых или отвлечение.
Другой пример. Программист считает, что информация в статье требуется для работы, поэтому он тратит время на ее прочтение, чтобы выполнить задачу квалифицированно. Здесь налицо рабочая активность.
Конечно, нет такого человека, который работал бы 8 часов, не отвлекаясь. Отвлекаются все: кто-то отлучается с рабочего места, кто-то решает личные вопросы, кто-то просто увлекается посторонним делом и не может от него оторваться. Для этого существует обеденный перерыв. Кроме того, офисных сотрудников, работающих с компьютером, можно назвать «операторами ЭВМ», которым по закону полагается 15-минутный перерыв для отдыха через каждые два часа работы (Государственные санитарные правила (п. 5.3, 5.8, 5.9, 5.10) и нормы работы (ДСанПИН 3.3.2.007-98).
Как же меньше отвлекаться и больше фокусироваться на работе?
Загруженность
Беспроигрышный вариант: чтобы не отвлекаться от работы, ее должно быть столько, чтобы не было времени заниматься чем-то еще. Выполнение задач с указанными дедлайнами заставляют более ответственно относиться к результативности.
Интенсивность или динамичность
Другой способ меньше отвлекаться от работы — заниматься тем, чем нравится. Работа должна быть приятной. Когда работа интересная, то человек хочет делать именно ее, а не что-то другое. Интерес подпитывается мотивацией и личными интересами исполнителя: желанием достичь поставленной цели или стать более профессиональным в своем деле.
Но даже при интересной работе человеческие слабости иногда побеждают желание поработать. Так иногда хочется отвлечься от монотонной задачи на что-то увлекательное. К тому же, это так просто сделать – достаточно всего лишь открыть любимый сайт. А за ним еще один, а тут еще ссылка интересная – и одна минутка отдыха превращается в полчаса…
Каждый знает, на что он отвлекается во время работы. Это может быть проверка почты, отслеживание спортивных результатов, чтение новостей, общение в чате. Соответственно, каждый знает, от отвлечения на что стоит удержаться, чтоб работать производительнее.
Опыт копирайтера Ольги, которая работает дома: «Сначала я долго собираюсь сесть за компьютер. А когда села, то все еще не спешу: проверяю почту, переписываюсь в Viber, серфю в интернете, делаю чай… Так могу и два дня статью писать. Если время ограничено, то ухожу в комнату, закрываю дверь — и пишу за 4 часа. А потом сама радуюсь, что могу работать и быстро, что мой человеко-час вырос в цене.
Практические советы как не отвлекаться, работая за компьютером
-
Перечислите задачи, которые необходимо сделать сегодня:
Спланируйте и запишите конкретные задачи, которые вы должны сделать и определите, сколько времени готовы потратить на их выполнение. Например, нарисовать макеты для рекламы и подготовить в пяти размерах (3 часа), обзвонить десять клиентов за час.
-
Уберите всё, что может вас отвлечь от работы:
Переверните телефон вниз экраном, чтоб не видеть входящих сообщений или сделайте его бесшумным на время работы.
-
Сделайте личные дела до начала работы, чтобы не отвлекаться на них:
Поешьте, попейте кофе или сделайте звонок. Когда мы отрываемся от работы, то возвращаемся к ней не мгновенно, а спустя некоторое время, в течение которого мозг переключается с одной задачи на другую.
-
Отключите внешние раздражители:
Закройте программы, которые выбрасывают всплывающие окна на экране, чтобы не переходить на другие страницы и не рассеиваться. Это почтовые программы, мессенджеры, уведомления в браузерах и так далее.
-
Включите таймер:
Включите его на то время, за которое хотите сделать работу.
-
Закройте браузеры:
Запретите себе открывать браузер для поиска чего-либо, не связанного с работой, во время выполнения задачи. Наш мозг – обманщик. И под видом интересной мысли или вопроса склоняет вас к браузингу. Запишите эту мысль на листке, и уже по завершению задачи обратитесь к ней. Вы заметите, что она не такая уж и важная, как вам казалась в начале.
Используя учет времени за компьютером вы узнаете, насколько продуктивно вы работаете. Вы сможете анализировать запускаемые программы и потраченное на них время. Такие программы могут использовать как руководители, так и фрилансеры для подсчета собственной эффективности. Все это возможно с InspectSystem.com, а результаты заставят вас пересмотреть свои подходы к работе.
Например, амбициозного сотрудника наверняка не порадует статистика в 55% эффективной работы. Время, проведенное на рабочем месте без работы – это потеря денег компании или своих личных денег.
Выполняя учет времени за компьютером, вы будете видеть подробную статистику: есть ли возможность дать сотруднику больше работы, нужно ли вам столько подчиненных в данном отделе и т.д. Если же все-таки у вас появилось свободное время — потратьте его с пользой для профессионального развития.
