Управляя работой сотрудников вы наверняка задаётесь вопросом: сколько времени они работают или бездействуют, можно ли их загрузить или текущей работы достаточно? Ответы вам даст программа для учёта рабочего времени. Если вы работаете на себя и ваш рабочий инструмент – это компьютером, думаю, вы замечаете свою неэффективность и возможно используете методы учёта времени.
Статистика использования времени за компьютером показывает, что из восьми рабочих часов только 55% (это 4 часа 24 минуты) тратятся на работу, 25% — на личные дела, 20% — на отдых.
Нормально не только работать, но и отдыхать, мы не роботы, хотя и им требуется перерывы в работе. Работая за компьютером, отдыхом можно считать запланированное действие, не связанное с текущей задачей. Запланированное это не пожелание, что-то прочитать или отойти от компьютера когда захочется, а имеющее некоторый распорядок.
Поясним на примерах. Например, сотрудник компании говорит, что ему необходима информация для прогноза цен и он выполняет анализ поиском статей в интернете. Если он попутно читает другие новости, не связанные с задачей – это незапланированный отдых или отвлечение. Другой пример, программист считает, что информация в статье требуется для работы, поэтому он тратит время на прочтение, чтобы выполнить задачу квалифицированно. Здесь рабочая активность.
Конечно, нет сотрудников, которые работают 8 часов не отвлекаясь. Отвлекаются все: кто отлучается, кто решает личные вопросы, кто просто увлечён посторонним делом и не может от него освободиться. Существует обеденный перерыв. Кроме того, офисных сотрудники – это «операторы ЭВМ», которым по закону полагается 15-минутный перерыв для отдыха через каждые два часа (Государственные санитарные правила (п. 5.3, 5.8, 5.9, 5.10) и нормы работы (ДСанПИН 3.3.2.007-98).
Принципы фокусировки на работу
Загруженность
Беспроигрышный вариант оградиться от отвлечения на работе – ее должно быть столько, чтобы не было времени заняться чем-то еще. Выполнение задач с указанием сроков выполнения заставляют более ответственно относиться к результативности.
Интенсивность или динамичность
Другая предпосылка не отвлекаться от работы – она должна нравиться, быть приятной. Когда работа интересная, то человек хочет делать её, а не что-то другое. Интерес подпитывается мотивацией и личными интересами исполнителя: желанием достичь поставленной цели или стать более профессиональнее в своем деле.
Но даже при интересной работе человеческие слабости иногда побеждают здравый смысл. Так хочется отвлечься от монотонного на приятное, и это так просто сделать – достаточно открыть любимый сайт. А за ним еще один, а тут еще ссылка интересная – и одна минутка отдыха превращается в полчаса…
Каждый знает, что лишнее он делает во время работы. Это может быть проверка почты и спортивных результатов, чтение новостей, общение в чате. Соответственно, каждый знает, что делать не стоит, чтоб работать производительнее.
Опыт копирайтере, Ольги, она работает дома. Сначала я долго собираюсь сесть за компьютер. А когда села и не спешу, то проверяю почту, переписываюсь в Viber, серфю в интернете, делаю чай … Так могу и два дня статью писать. Если время ограничено, то ухожу в комнату, закрываю дверь — и пишу за 4 часа. А потом сама радуюсь, что могу и быстро, что мой человеко-час вырос в цене.
Практические советы как не отвлекаться за компьютером
- Перечислите задачи, которые должны сделать сегодня;
Спланируйте и запишите конкретные задачи, что вы должны сделать и какое время готовы потратить. Например, нарисовать макеты для рекламы и подготовить в пяти размерах (3 часа), обзвон десяти клиентов за час.
- Уберите всё, что может вас отвлечь от работы.
Переверните телефон вниз экраном, чтоб не видеть входящих сообщений или сделайте его бесшумным во время работы;
- Сделайте дела, которые можно сделать до начала работы, чтобы не отвлекаться на них;
Поешьте, попейте и позвоните. Если мы отрываемся от работы, то возвращаемся к ней не мгновенно, а спустя некоторое время, в течение которого мозг переключается с одной задачи на другую.
- Отключите внутренние раздражители;
Закройте программы, которые выбрасывают всплывающие окна на экране, чтобы не переходить на другие страницы и не рассеиваться. Это почтовые программы, мессенджеры, уведомления в браузерах и так далее.
- Включите таймер;
Включите его на то время, за которое хотите сделать работу и посматривайте, чтобы успеть.
- Закройте браузеры;
Запретите себе открывать браузер во время выполнения задачи. Наш мозг – обманщик. И под видом хорошей мысли склоняет вас к браузингу. Запишите мысль на листике и затем, по завершению задачи обратитесь к нему. Вы заметите, что эта мысль на такая важная как вам казалась в начале.
Используя учёт времени вы узнаете, насколько продуктивно вы используете время за компьютером. Возможно анализировать запускаемые программы и потраченное в них время. Такие программы могут использовать как руководители так и фрилансеры для подсчета собственной эффективности. Все это возможно с InspectSystem.com, а результаты заставят вас пересмотреть свои подходы к работе.
Например, амбициозного сотрудника наверняка не порадует статистика в 55%. Время, проведенное на рабочем месте без работы – это потеря денег компании или личных. Информация может заставить начать поиск новой работы. Например, дизайнер делает презентации. Он не возьмется за работу меньше чем за 100 $, поскольку знает, что она займет около 4 часов, а свое время оценивает по такому тарифу.
Выполняя подсчёт времени отражается подробная статистика: есть ли возможность дать сотруднику больше работы, нужно ли столько подчиненных. Если же вы, из-за отсутствия работы простаиваете, заполните это время с пользой для профессионального развития.
